5 Dicas Essenciais para Notas de Chamadas de Vendas Eficazes

“Fazer anotações” soa como um #throwback para uma sala de aula do ensino médio, onde você rabiscava freneticamente enquanto o professor falava sem parar.

Você não gostava disso naquela época, não gosta agora. E nós entendemos.

Quero dizer, quem gosta de ficar prestando atenção em cada palavra de uma pessoa ‍♀️, especialmente se você está em uma conversa longa e cheia de rodeios?

É por isso que, neste blog, vou tentar mostrar como anotações realmente boas podem beneficiar seus negócios — e a forma certa de fazê-las.

Já parece mais interessante do que a escola, certo?

Anotações ruins podem custar bons negócios

Sério: se você está rabiscando aquelas linhas só por fazer, vamos avisar antes — anotações ruins tornam mais difícil fechar negócios.

Faça anotações pelo seu bem, pelo bem da sua equipe e pelo bem do seu cliente: a vida joga cada vez mais informações sobre você, e não dá para guardar tudo na cabeça. Imagine, por exemplo, que estamos no meio do mês e a meta de vendas está pairando sobre você. Você olha para sua lista de prospects abordados no início do mês. Sem notas de chamadas de vendas, você certamente começará a confundir quem é sensível a preço e quem precisa de mais follow-up.

Nesse ponto, os rabiscos das suas notas de vendas podem ser a bala de prata — se você souber o que dizer e como dizer, vai vencer seus negócios. Por que perder detalhes aparentemente sem importância, mas cruciais?
Se você não precisa disso hoje, também vai ajudar no futuro. Notas de vendas melhoram o processo comercial da sua empresa, podem gerar novas ideias e ajudar toda a equipe a criar pitch decks melhores.

Assim, apenas fazendo boas notas de vendas, você pode melhorar a colaboração, aumentar a produtividade — e até elevar a receita de vendas.
Há outro grande motivo pelo qual fazer anotações é inegociável: clientes esquecem! No entanto, se você tiver tudo registrado preto no branco em suas notas de vendas, poderá ser sempre a pessoa em quem eles podem confiar — e isso definitivamente conta muitos pontos em termos de serviço.

Agora vamos ao segredo das anotações eficazes. 

Como fazer suas notas de chamadas trabalharem a seu favor — 5 dicas + 1 modelo de nota de vendas

Para garantir que você não desperdice seu tempo precioso, é preciso desenvolver práticas eficazes de anotações. O segredo é ser seletivo sobre o que deve entrar nas suas notas de vendas.

Aqui estão 5 coisas para incluir no seu modelo de notas de vendas — durante ou depois de uma chamada de vendas — para garantir que você tenha tudo o que precisa para fechar negócios.

Notas de vendas durante a chamada

• Um resumo conciso: isso inclui detalhes básicos sobre seu negócio ou contato, como dados de contato — incluindo nome e cargo —, dores, principais tópicos discutidos, prontidão para comprar, objetivo e resultado da reunião. Se você usa um app automatizado de rastreamento de chamadas, alguns desses dados básicos podem ser registrados diretamente do telefone para, por exemplo, um dashboard ou uma planilha Excel, no formato que for mais conveniente para você.
• Notas sobre itens de ação, compromissos e prazos
• Informações comerciais importantes: ao se comunicar com prospects de vendas, há uma boa chance de você ouvir várias “pistas de compra” — os prospects podem falar sobre suas expectativas, desafios de negócio ou experiências ruins que tiveram com seus concorrentes. Portanto, mantenha-se atento e anote todos esses detalhes cruciais. Isso pode ser muito útil ao criar estratégias ou planos de ação para follow-ups e para converter o negócio.
• Foque no que é importante, acionável e gera insight. Notas de chamadas de vendas não devem ser transcrições literais da chamada inteira. Alguns representantes produzem páginas e mais páginas de texto que ninguém tem tempo para ler. “Importante”, “acionável” e “insightful” — use essas três palavras para avaliar se vale a pena anotar algo ou não.
  • Você disse que faria algo antes de retornar a chamada?
  • Você se comprometeu a oferecer um desconto?
  • O prospect pediu para você ligar depois de um determinado horário?
  • O prospect pediu uma demo do produto ou detalhes do plano de preços?
  • O prospect disse que tomaria uma decisão sobre algo? Até quando?

Sem fazer anotações, ambas as partes provavelmente esquecerão o que se comprometeram a fazer. Então, anote o que foi prometido, quem prometeu e quando deve ser feito.

Dica profissional: adicione ao seu calendário imediatamente. Quando você ou seu prospect definir uma data, sincronize-a com seu calendário e configure um lembrete. Assim, mesmo que você não olhe suas notas todos os dias, saberá quando a ação de follow-up vence e nunca perderá um prazo. Afinal, pesquisas mostram que 55% dos consumidores estão dispostos a pagar mais por uma boa experiência garantida.

Dica profissional: personalize suas notas. Faça anotações concisas sobre a conversa. Mas não se esqueça de registrar conexões pessoais ou fatos interessantes que possam ajudar você ou outro representante a construir um relacionamento melhor com o prospect. Ele mencionou uma próxima viagem? Um hobby? Um esporte favorito? Esses pequenos detalhes podem fazer toda a diferença.

Lembre-se: em vendas, você não está apenas vendendo. Você também está constantemente construindo relacionamentos, então trate cada conversa como se fosse com alguém cuja relação você realmente valoriza. Você valoriza, não valoriza?

Notas depois da chamada de vendas

• Digitalize suas notas: você é fã do bom e velho papel e caneta? Não se preocupe, não vamos dizer para você mudar esse hábito. No entanto, insistimos que você transfira suas notas imediatamente para um formato digital — pelos benefícios óbvios. E, enquanto faz isso, não se esqueça de terminar aquelas frases incompletas no bloco de notas enquanto sua memória ainda está fresca. Você vai nos agradecer depois. 😅
• Análise pós-chamada — em resumo: adicione uma linha rápida sobre onde sua solução se encaixa e quais devem ser os próximos passos naturais para esse caso. Além disso, sempre há algo a aprender em cada conversa. Anote coisas como:
  • A chamada foi bem-sucedida?
  • O cliente fez algum comentário negativo?
  • Você abordou todos os pontos fortes do seu produto?
  • Há algo mais que você poderia fazer para melhorar a comunicação com o prospect?

Para que você se lembre de tudo isso, adicionamos um Modelo Gratuito de Notas de Vendas que você pode baixar e começar a usar imediatamente!

Melhores apps para notas de vendas

Grave a reunião, sessão de conferência ou palestra principal para garantir que você não esqueça o que foi dito e exatamente como foi dito depois.

• Apps de anotações: se você gosta de algo simples e direto, escolha opções como Evernote, Simplenote, QuickNotes ou Dragon Anywhere. São apps muito fáceis de usar, com interface intuitiva, e oferecem recursos para manter notas em texto, áudio e também manuscritas.
• Apps de gravação de chamadas: para registros mais literais, você sempre pode contar com apps de gravação de chamadas como Automatic Call Recorder, Blackbox Call Recorder, Boldbeast Call Recorder ou qualquer outro app de gravação de chamadas para ter um backup da conversa inteira. Caso tenha esquecido de anotar algo, estará tudo ali. No entanto, não se esqueça de pedir permissão aos seus prospects antes de começar a gravar a chamada.
• Além disso, você sempre pode capturar automaticamente chamadas de celular com o Salestrail — mas você já sabe disso :P — e registrá-las no sistema de sua escolha. 

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