Comment les données d’appel sont-elles journalisées dans mon CRM ?

Comment les données d’appel sont journalisées dans votre CRM

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Comprendre comment Salestrail associe et journalise les appels dans votre CRM vous aidera à tirer le meilleur parti de l’intégration et à identifier rapidement les éventuels problèmes de synchronisation.

Fonctionnement de l’association par défaut

Lorsqu’un appel se termine, Salestrail recherche le numéro de téléphone dans votre CRM et journalise l’appel dans le premier enregistrement correspondant trouvé. L’ordre de priorité par défaut est le suivant :

Contact > Account > Lead

Si un numéro apparaît dans plusieurs types d’enregistrements, Salestrail suit cet ordre et journalise l’appel dans l’enregistrement ayant la priorité la plus élevée. Si deux enregistrements du même type partagent le même numéro, celui ayant l’activité la plus récente est utilisé.

Tout cela est personnalisable : l’ordre de correspondance, les types d’enregistrements inclus, la manière de départager les correspondances et la possibilité de journaliser également les appels dans les opportunités. Si la logique par défaut ne correspond pas à la structure de votre CRM, contactez support@liid.com et nous l’adapterons à votre compte.

Que se passe-t-il lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée ?

Si Salestrail ne trouve aucun enregistrement correspondant à un numéro de téléphone, l’appel est tout de même capturé. Il apparaît normalement dans votre Salestrail Dashboard, mais n’est pas envoyé vers votre CRM.

Pour savoir pourquoi un appel n’a pas été journalisé dans votre CRM, accédez à Dashboard > Integrations > Integration Log. Un point rouge à côté d’un appel signifie que sa journalisation a échoué. Passez votre curseur sur le point pour afficher la raison. Si le numéro de téléphone n’existe pas dans votre CRM, le message suivant s’affiche :

“No match results found.”

Pour résoudre le problème :

Créez le contact ou l’enregistrement correspondant dans votre CRM avec le bon numéro de téléphone.
Revenez à l’Integration Log.
Cliquez sur Replay à côté de l’appel.

Salestrail tentera à nouveau d’associer et de journaliser l’appel.

Options de personnalisation pour les appels sans correspondance

Le comportement par défaut lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée peut être modifié. Deux personnalisations courantes sont disponibles :

Créer automatiquement un nouveau lead lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée — au lieu de laisser l’appel uniquement dans le Dashboard, Salestrail peut créer un nouveau lead ou contact dans votre CRM pour chaque numéro sans correspondance et y journaliser l’appel.

Suivre uniquement les appels pour lesquels une correspondance CRM existe — si vous souhaitez que l’application ignore complètement les appels vers des numéros qui ne figurent pas dans votre CRM, nous pouvons la configurer pour ne suivre et journaliser que les appels pour lesquels une correspondance est trouvée. Cela permet de garder votre Dashboard et votre CRM plus organisés si votre équipe appelle un grand nombre de numéros qui ne sont pas enregistrés dans votre CRM.

Ces deux options nécessitent une personnalisation. Consultez la section ci-dessous pour savoir comment en faire la demande.

Ajouter des notes aux appels

Si une intégration CRM est connectée, les utilisateurs peuvent ajouter des notes à n’importe quel appel directement depuis l’application mobile Salestrail. La note est envoyée vers l’enregistrement CRM correspondant avec l’activité d’appel.

Pour ajouter une note : appuyez sur l’appel dans l’onglet Tracked Calls de l’application, puis sur Note, saisissez votre note ou utilisez le microphone pour l’enregistrer, puis sauvegardez-la.Elle apparaîtra dans votre CRM avec l’appel journalisé.

Caller ID

Si une intégration CRM est connectée, Salestrail peut vous indiquer qui vous appelle avant que vous ne décrochiez, en utilisant les données de contact de votre CRM plutôt que uniquement la liste de contacts de votre téléphone.

Sur Android : accédez à Salestrail app > Settings > CRM Settings et activez Caller ID. Vous devrez également accorder l’autorisation “Appear on top”.

Sur iPhone : accédez à iPhone Settings > Phone > Call Blocking & Identification et activez l’option Salestrail. Redémarrez ensuite l’application Salestrail.

Caller ID est disponible pour les intégrations Salesforce et HubSpot. S’il ne s’affiche pas correctement, vérifiez que les numéros de téléphone de votre CRM utilisent un format cohérent. Les différences de format sont la cause la plus fréquente de ce problème.

Demander une personnalisation

Si vous souhaitez modifier la manière dont les appels sont associés, l’endroit où ils sont journalisés ou le comportement lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée, envoyez les informations suivantes à support@liid.com une fois que vous disposez d’un abonnement payant actif.

1. Où l’appel doit-il être enregistré ?

Indiquez-nous quel objet CRM doit recevoir le journal d’appel. Exemples :

Activity ou Task
Call
Note
Objet personnalisé — dans ce cas, indiquez son nom exact, par exemple “Call Log”

2. Quels champs doivent être inclus et quelles données doivent les renseigner ?

Indiquez les champs souhaités ainsi que les données à insérer dans chacun d’eux. Exemples courants :

Numéro de téléphone — appelant et appelé
Date et heure de l’appel
Direction de l’appel — Incoming, Outgoing ou Missed
Durée de l’appel en secondes
Lien vers l’enregistrement si l’enregistrement des appels est activé

Si un champ est une liste déroulante, indiquez les valeurs exactes que vous souhaitez utiliser.

3. Comment l’appel doit-il être associé ?

Indiquez-nous comment chaque appel journalisé doit être associé dans votre CRM. Exemples :

Associer uniquement au Contact
Associer uniquement au Lead
Associer à la Company ou à l’Account
Associer à un Deal ou une Opportunity

Une fois ces trois éléments reçus, nous pourrons créer une logique correspondant précisément à votre workflow.