¿Cómo se registran los datos de llamadas en mi CRM?

Cómo se registran los datos de llamadas en tu CRM 

CRM & Integrations > Data & Sync > How Call Data is Logged 

Entender cómo Salestrail asocia y registra las llamadas en tu CRM te ayudará a aprovechar al máximo la integración y a detectar rápidamente cualquier brecha.

Cómo funciona la asociación de forma predeterminada 

Cuando una llamada termina, Salestrail busca el número de teléfono en tu CRM y registra la llamada en el primer registro coincidente que encuentra. La prioridad de asociación predeterminada es:

Contact > Account > Lead

Si un número aparece en varios tipos de registros, Salestrail sigue este orden y registra la llamada en la coincidencia de mayor prioridad. Si dos registros del mismo tipo comparten un número, se utiliza el que tenga la actividad más reciente.

Todo esto es personalizable: el orden de asociación, los tipos de registros incluidos, cómo se resuelven los empates y si las llamadas también se registran en Opportunities. Si la lógica predeterminada no encaja con la estructura de tu CRM, contacta con support@liid.com y la ajustaremos para tu cuenta

Qué ocurre cuando no se encuentra ninguna coincidencia 

Si Salestrail no puede encontrar un registro coincidente para un número de teléfono, la llamada se sigue capturando: aparece en tu dashboard de Salestrail como de costumbre, pero no se envía a tu CRM.

Para ver por qué una llamada no se registró en tu CRM, ve a Dashboard > Integrations > Integration Log. Un punto rojo junto a una llamada significa que no se pudo registrar; pasa el cursor por encima para ver el motivo. Si el número de teléfono no existe en tu CRM, verás:

"No match results found."

Para resolverlo: 

1. Crea el contacto o el registro relevante en tu CRM con el número de teléfono correcto
2. Vuelve al Integration Log
3. Haz clic en Replay junto a la llamada

Salestrail intentará asociarla y registrarla de nuevo. 

Opciones de personalización para llamadas sin coincidencia 

El comportamiento predeterminado cuando no se encuentra ninguna coincidencia puede modificarse. Hay dos personalizaciones habituales disponibles:

Crear automáticamente un nuevo lead cuando no se encuentra ninguna coincidencia: en lugar de dejar la llamada solo en el dashboard, Salestrail puede crear un nuevo lead o contacto en tu CRM para cada número no coincidente, con la llamada registrada en ese registro.

Rastrear solo llamadas cuando exista una coincidencia en el CRM: si quieres que la app ignore por completo las llamadas a números que no están en tu CRM, podemos configurarla para que solo rastree y registre llamadas cuando se encuentre una coincidencia. Esto mantiene tu dashboard y tu CRM limpios si tu equipo llama a un alto volumen de números que no están en tu CRM.

Ambas opciones requieren una personalización; consulta la sección siguiente sobre cómo solicitarla.

Añadir notas a las llamadas 

Si tienes una integración CRM conectada, los usuarios pueden añadir notas a cualquier llamada directamente desde la app móvil de Salestrail. La nota se envía al registro coincidente del CRM junto con la actividad de llamada.

Para añadir una nota: toca la llamada en la pestaña Tracked Calls de la app, luego toca Note, escribe tu nota o usa el micrófono para grabarla y guárdala. Aparecerá en tu CRM junto a la llamada registrada.

Caller ID

Si tienes una integración CRM conectada, Salestrail puede mostrarte quién llama antes de que contestes, usando los datos de contactos de tu CRM en lugar de solo la lista de contactos de tu teléfono.

En Android: ve a Salestrail app > Settings > CRM Settings y activa Caller ID. También tendrás que conceder el permiso "Appear on top".

En iPhone: ve a iPhone Settings > Phone > Call Blocking & Identification y activa el interruptor de Salestrail. Después reinicia la app de Salestrail.

Caller ID está disponible para las integraciones con Salesforce y HubSpot. Si no se muestra correctamente, comprueba que los números de teléfono en tu CRM tengan un formato consistente; los formatos no coincidentes son la causa más común.

Solicitar una personalización

Si quieres cambiar cómo se asocian las llamadas, dónde se registran o qué ocurre cuando no se encuentra ninguna coincidencia, envía lo siguiente a support@liid.com una vez que tengas una suscripción de pago activa.

Indícanos qué objeto del CRM debe recibir el registro de llamada. Ejemplos:

• Activity or Task

   

• Call

   

• Note

   

• Custom object — si es así, confirma el nombre exacto (por ejemplo, "Call Log")

2. ¿Qué campos deben incluirse y qué debe completarlos?

Enumera los campos que quieres y qué datos deben entrar en cada uno. Ejemplos habituales:

• Phone number (to and from)

   

• Call date and time

   

• Call direction — Incoming, Outgoing, or Missed

   

• Call duration in seconds

• Recording link (if call recording is enabled)

Si algún campo es un desplegable, comparte los valores exactos que quieres que aparezcan.

3. ¿Cómo debe vincularse la llamada?

Indícanos cómo debe asociarse cada llamada registrada en tu CRM. Ejemplos:

• Link to Contact only

   

• Link to Lead only

   

• Link to Company or Account

• Link to Deal or Opportunity

Una vez que tengamos estos tres puntos, crearemos la lógica para que encaje exactamente con tu workflow.