Jak dane połączeń są rejestrowane w moim CRM?

Jak dane połączeń są rejestrowane w Twoim CRM

CRM & Integrations > Data & Sync > How Call Data is Logged

Zrozumienie, w jaki sposób Salestrail dopasowuje i rejestruje połączenia w Twoim CRM, pomoże Ci w pełni wykorzystać możliwości integracji i szybko rozwiązywać ewentualne problemy.

Jak domyślnie działa dopasowywanie

Po zakończeniu połączenia Salestrail wyszukuje numer telefonu w Twoim CRM i rejestruje połączenie przy pierwszym znalezionym pasującym rekordzie. Domyślna kolejność dopasowywania jest następująca:

Contact > Account > Lead

Jeśli numer telefonu występuje w wielu typach rekordów, Salestrail stosuje tę kolejność i rejestruje połączenie przy rekordzie o najwyższym priorytecie. Jeśli dwa rekordy tego samego typu mają ten sam numer telefonu, wybierany jest rekord z najnowszą aktywnością.

Wszystkie te ustawienia można dostosować — kolejność dopasowywania, uwzględniane typy rekordów, sposób rozstrzygania przypadków, gdy kilka rekordów spełnia te same kryteria, oraz to, czy połączenia mają być również rejestrowane przy Opportunities. Jeśli domyślna logika nie odpowiada strukturze Twojego CRM, skontaktuj się z nami pod adresem support@liid.com, a dostosujemy ją do Twojego konta.

Co się dzieje, gdy nie znaleziono pasującego rekordu

Jeśli Salestrail nie może znaleźć rekordu odpowiadającego numerowi telefonu, połączenie nadal zostaje zarejestrowane — pojawia się jak zwykle w Salestrail Dashboard, ale nie jest przesyłane do Twojego CRM.

Aby sprawdzić, dlaczego połączenie nie zostało zarejestrowane w CRM, przejdź do Dashboard > Integrations > Integration Log. Czerwona kropka obok połączenia oznacza, że nie udało się go zarejestrować — najedź na nią kursorem, aby zobaczyć przyczynę. Jeśli numer telefonu nie istnieje w Twoim CRM, zobaczysz komunikat:

„No match results found.”

Aby rozwiązać ten problem:

1. Utwórz kontakt lub odpowiedni rekord w swoim CRM, podając prawidłowy numer telefonu
2. Wróć do Integration Log
3. Kliknij Replay obok połączenia

Salestrail ponownie spróbuje dopasować i zarejestrować połączenie.

Opcje dostosowywania dla połączeń bez pasującego rekordu

Domyślne działanie w przypadku braku pasującego rekordu można zmienić. Dostępne są dwie popularne opcje dostosowania:

Automatyczne tworzenie nowego leada, gdy nie znaleziono pasującego rekordu — zamiast pozostawiać połączenie wyłącznie w Dashboard, Salestrail może utworzyć nowego leada lub kontakt w Twoim CRM dla każdego numeru, dla którego nie znaleziono dopasowania, i zarejestrować przy nim połączenie.

Śledzenie tylko połączeń, dla których istnieje pasujący rekord w CRM — jeśli chcesz, aby aplikacja całkowicie ignorowała połączenia z numerami, których nie ma w Twoim CRM, możemy skonfigurować ją tak, aby śledziła i rejestrowała wyłącznie połączenia, dla których znaleziono dopasowanie. Dzięki temu Dashboard i CRM pozostaną uporządkowane, jeśli Twój zespół wykonuje dużą liczbę połączeń na numery spoza CRM.

Obie opcje wymagają indywidualnej konfiguracji — w poniższej sekcji wyjaśniamy, jak o nią poprosić.

Dodawanie notatek do połączeń

Jeśli masz połączoną integrację CRM, użytkownicy mogą dodawać notatki do dowolnego połączenia bezpośrednio z aplikacji mobilnej Salestrail. Notatka jest przesyłana do pasującego rekordu CRM wraz z aktywnością połączenia.

Aby dodać notatkę: dotknij połączenia w zakładce Tracked Calls w aplikacji, a następnie dotknij Note, wpisz notatkę lub użyj mikrofonu, aby ją nagrać, i zapisz. Notatka pojawi się w Twoim CRM przy zarejestrowanym połączeniu.

Caller ID

Jeśli masz połączoną integrację CRM, Salestrail może wyświetlać informacje o osobie dzwoniącej jeszcze przed odebraniem połączenia — korzystając z danych kontaktowych zapisanych w Twoim CRM, a nie tylko z listy kontaktów w telefonie.

Na Androidzie: przejdź do Salestrail app > Settings > CRM Settings i włącz Caller ID. Musisz również przyznać uprawnienie „Appear on top”.

Na iPhonie: przejdź do iPhone Settings > Phone > Call Blocking & Identification i włącz przełącznik Salestrail. Następnie uruchom ponownie aplikację Salestrail.

Caller ID jest dostępny dla integracji Salesforce i HubSpot. Jeśli nie działa prawidłowo, sprawdź, czy numery telefonów w Twoim CRM mają spójny format — niezgodności w formatowaniu numerów są najczęstszą przyczyną problemów.

Zamawianie indywidualnej konfiguracji

Jeśli chcesz zmienić sposób dopasowywania połączeń, miejsce ich rejestrowania lub działanie w przypadku braku pasującego rekordu, po aktywowaniu płatnej subskrypcji prześlij poniższe informacje na adres support@liid.com.

1. Gdzie połączenie powinno zostać zapisane?

Wskaż, w którym obiekcie CRM ma zostać zapisany rejestr połączenia. Przykłady:

• Activity lub Task
• Call
• Note
• Obiekt niestandardowy — jeśli tak, podaj jego dokładną nazwę (np. „Call Log”)

2. Jakie pola powinny zostać uwzględnione i jakie dane powinny je wypełniać?

Wymień pola, które chcesz uwzględnić, oraz dane, które powinny się w nich znaleźć. Typowe przykłady:

• Numer telefonu (numer nadawcy i odbiorcy)
• Data i godzina połączenia
• Kierunek połączenia — Incoming, Outgoing lub Missed
• Czas trwania połączenia w sekundach
• Link do nagrania (jeśli nagrywanie połączeń jest włączone)

Jeśli którekolwiek pole jest listą rozwijaną, podaj dokładne wartości, które mają się w niej pojawiać.

3. W jaki sposób połączenie powinno zostać powiązane?

Określ, w jaki sposób każde zarejestrowane połączenie powinno być powiązane z rekordami w Twoim CRM. Przykłady:

• Powiązanie wyłącznie z Contact
• Powiązanie wyłącznie z Lead
• Powiązanie z Company lub Account
• Powiązanie z Deal lub Opportunity

Po otrzymaniu tych trzech informacji przygotujemy logikę dokładnie odpowiadającą Twojemu procesowi pracy.

Uwaga: Indywidualne konfiguracje mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami w przypadku subskrypcji obejmujących mniej niż 30 licencji lub złożonych, wysoce specjalistycznych wymagań, które wiążą się ze znacznym nakładem pracy programistycznej i zasobów technicznych. Wszelkie dodatkowe koszty zostaną omówione i uzgodnione przed rozpoczęciem prac.